Prozessautomatisierung im KMU: Wo fängt man an?
Stand · K&K Solutions
Fangen Sie bei dem Ablauf an, der jeden Tag oder jede Woche gleich läuft, viel Handarbeit kostet und bei dem Fehler wehtun. Das sind in kleinen Betrieben fast immer Bestellungen, Belege und Abstimmungen zwischen zwei Programmen. Sie finden diese Abläufe nicht am Schreibtisch, sondern indem Sie eine Woche lang aufschreiben, wo im Betrieb Daten von Hand von A nach B wandern.
Was heisst Prozessautomatisierung in einem kleinen Betrieb?
Prozessautomatisierung heisst: Ein Ablauf, den heute ein Mensch Schritt für Schritt erledigt, läuft ganz oder teilweise von allein. Meist geht es nicht um Roboter, sondern um Daten. Eine Bestellung kommt per Mail, jemand tippt sie in die Warenwirtschaft, jemand anderes schreibt den Lieferschein, und am Monatsende sucht die Buchhaltung die Belege zusammen.
Automatisiert wird genau das, was dazwischen liegt: das Abtippen, Weiterleiten, Abgleichen und Nachfragen. Die Programme, die Sie schon nutzen, bleiben in der Regel bestehen. Sie werden nur miteinander verbunden.
Welche Abläufe lohnen sich zuerst?
Ein Ablauf lohnt sich, wenn mehrere dieser Punkte zutreffen:
- Er wiederholt sich oft. Täglich oder wöchentlich, nicht einmal im Quartal.
- Er folgt festen Regeln. Wenn jemand bei jedem Fall neu entscheiden muss, ist er schwer zu automatisieren.
- Daten werden von Hand übertragen. Abtippen aus Mail, PDF, Zettel oder WhatsApp in ein anderes Programm.
- Fehler kosten Geld oder Ärger. Falsche Mengen, vergessene Rechnungen, doppelte Buchungen.
- Er hängt an einer Person. Wenn nur eine Mitarbeiterin weiss, wie es geht, steht der Ablauf bei Krankheit oder in den Ferien still.
Ein einfacher Überschlag hilft beim Einordnen. Ein Ablauf, der jeden Arbeitstag 20 Minuten kostet, summiert sich bei angenommenen 250 Arbeitstagen auf etwa 83 Stunden im Jahr. Das ist eine Beispielrechnung, keine Zusage: Wie viel davon wegfällt, hängt vom einzelnen Ablauf ab.
Wie finden Sie die richtigen Abläufe in Ihrem Betrieb?
Die besten Kandidaten kennt meist nicht die Chefin, sondern das Team. Drei Wege funktionieren in der Praxis:
- Eine Woche mitschreiben. Jeder notiert, wann er Daten von einem Ort an einen anderen überträgt, wie lange es dauert und wie oft es vorkommt. Eine einfache Liste reicht.
- Dem Beleg folgen. Nehmen Sie eine typische Bestellung und verfolgen Sie sie vom Eingang bis zur bezahlten Rechnung. Jede Station, an der jemand etwas abtippt, ausdruckt oder nachfragt, ist ein Kandidat.
- Nach dem Ärger fragen. «Was nervt euch jede Woche?» bringt oft mehr als jede Prozesslandkarte. Wiederkehrender Ärger zeigt fast immer auf einen Bruch zwischen zwei Systemen.
Danach bewerten Sie jeden Kandidaten nach zwei Fragen: Wie viel Zeit oder Fehler stecken drin? Und wie aufwendig ist die Umsetzung? Was viel bringt und wenig Aufwand macht, kommt zuerst.
Welche typischen Beispiele gibt es in Gastronomie und Handel?
Die folgenden Beispiele sind allgemein gehalten. Sie zeigen, wo in solchen Betrieben häufig Handarbeit steckt.
| Bereich | Typischer Ablauf heute | Was automatisiert werden kann |
|---|---|---|
| Gastronomie | Reservierungen kommen per Telefon, Mail und Instagram und landen in einem Buch | Alle Anfragen landen an einem Ort, Bestätigungen gehen automatisch raus |
| Gastronomie | Lieferantenrechnungen liegen als Papier oder PDF im Büro | Belege werden erfasst, zugeordnet und an die Buchhaltung übergeben |
| Gastronomie | Dienstplan in Excel, Änderungen per Gruppenchat | Ein Plan, den jeder sieht, Änderungen mit Benachrichtigung |
| Handel | Kassenabschluss wird von Hand in eine Tabelle übertragen | Tagesdaten fliessen direkt in Auswertung und Buchhaltung |
| Grosshandel | Ein Getränkehändler bekommt Bestellungen per WhatsApp, Telefon und Mail | Bestellungen werden erfasst, geprüft und als Auftrag angelegt |
| Grosshandel | Kunden fragen ständig nach Lieferstatus oder Preisen | Kunden sehen Status und Unterlagen selbst, rund um die Uhr |
In allen Fällen bleibt die bestehende Software meist erhalten: Kasse, Warenwirtschaft oder Buchhaltung wie Bexio oder Abacus. Neu ist die Verbindung dazwischen.
Was sollten Sie nicht als Erstes automatisieren?
Nicht jeder Ablauf eignet sich als Start. Vorsicht ist angebracht, wenn:
- der Ablauf selbst noch unklar ist. Wer einen chaotischen Ablauf automatisiert, hat danach einen schnellen chaotischen Ablauf. Erst ordnen, dann automatisieren.
- er sehr selten vorkommt. Ein Jahresabschluss oder eine Inventur pro Jahr lohnt den Aufwand meist nicht.
- viel Bauchgefühl im Spiel ist. Preisverhandlungen oder Reklamationen mit Ermessensspielraum brauchen den Menschen. Hier kann Automatisierung höchstens vorbereiten.
- gerade ein Programmwechsel ansteht. Dann zuerst klären, welches System bleibt, und erst danach verbinden.
Wie gehen Sie Schritt für Schritt vor?
- Bestandsaufnahme. Welche Programme nutzen Sie, wer arbeitet womit, wo liegen die Daten?
- Kandidaten sammeln. Mit den drei Wegen von oben, eine Woche lang.
- Bewerten. Nutzen gegen Aufwand, grob in hoch, mittel und niedrig.
- Einen Ablauf auswählen. Den mit dem grössten Hebel, nicht den spannendsten.
- Klein starten, im Alltag testen. Erst wenn er stabil läuft, kommt der nächste.
- Betrieb klären. Wer merkt, wenn etwas hakt? Wer passt an, wenn sich ein Programm ändert?
Der letzte Punkt wird oft vergessen. Eine Automatisierung ist kein einmaliges Projekt. Programme bekommen Updates, Lieferanten ändern ihre Formate, und dann muss jemand nachjustieren.
Checkliste: Ist dieser Ablauf ein guter Start?
Je mehr Haken, desto besser eignet sich der Ablauf als erster Schritt.
Häufige Fragen
Brauche ich für Prozessautomatisierung neue Software? Meist nicht. In vielen Fällen werden die Programme verbunden, die Sie schon nutzen. Neue Software lohnt sich nur, wenn ein Ablauf von keinem bestehenden Programm abgedeckt wird.
Wie lange dauert es, bis eine erste Automatisierung läuft? Das hängt vom Ablauf und von den beteiligten Programmen ab. Ein einzelner, klar umrissener Ablauf ist deutlich schneller umgesetzt als ein Umbau über mehrere Abteilungen. Deshalb lohnt es sich, klein anzufangen.
Lohnt sich Automatisierung auch für sehr kleine Betriebe? Ja, wenn ein Ablauf oft vorkommt und Handarbeit kostet. Gerade in kleinen Teams fällt jede Stunde ins Gewicht, die jemand mit Abtippen verbringt.
Was passiert, wenn ein Programm keine Schnittstelle hat? Dann gibt es oft andere Wege, etwa über Exporte, Mailpostfächer oder die Oberfläche des Programms. Ob das sinnvoll ist, zeigt sich im Einzelfall.
Ersetzt Automatisierung Mitarbeitende? In kleinen Betrieben geht es fast immer darum, Routinearbeit abzugeben, damit das Team Zeit für Gäste, Kunden und Ware hat.
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