Kassenabschluss in der Gastronomie: Z-Bericht automatisch zur Buchhaltung
Stand · K&K Solutions
Der Tagesabschluss Ihrer Kasse, der Z-Bericht, enthält schon fast alles, was die Buchhaltung braucht: Umsatz nach Mehrwertsteuersatz, Zahlungsarten und Trinkgeld. Statt diese Zahlen von Hand abzutippen, lassen sie sich direkt aus der Kasse holen, aufteilen und als Buchung für Bexio oder Abacus vorbereiten. Von Hand bleibt, was Urteil braucht, etwa Kassendifferenzen und der Blick Ihres Treuhänders vor dem Abschluss.
Was steht im Z-Bericht und was braucht die Buchhaltung davon?
Der Z-Bericht schliesst den Kassentag ab. Je nach Kasse sieht er anders aus, die wichtigen Angaben sind aber fast immer dieselben.
| Angabe im Z-Bericht | Wofür die Buchhaltung sie braucht |
|---|---|
| Umsatz nach MWST-Satz | Richtige Konten und die MWST-Abrechnung, etwa für Konsum vor Ort und Take-away |
| Zahlungsarten | Bar, Karte, Twint und Gutschein getrennt: Bargeld in die Kasse, Kartenumsätze als Forderung bis zur Gutschrift |
| Trinkgeld | Getrennt vom Umsatz, je nach Regelung im Betrieb und mit dem Treuhänder abgestimmt |
| Storni und Rabatte | Nachvollziehbarkeit, falls der Treuhänder oder die Steuerverwaltung nachfragt |
| Bareinlagen und Barentnahmen | Kassenbuch, etwa Wechselgeld oder Einzahlung auf die Bank |
| Laufende Nummer und Datum | Lückenlose Reihe, damit kein Tag fehlt oder doppelt gebucht wird |
Daneben gibt es Belege, die nicht aus der Kasse kommen: Rechnungen von Lieferanten, Abrechnungen des Kartenterminals, Quittungen für kleine Einkäufe und Auszüge der Bank. Erst zusammen ergeben sie ein vollständiges Bild.
Wie läuft der Kassenabschluss heute meistens?
In vielen Betrieben sieht der Weg so aus: Der Z-Bericht wird am Abend ausgedruckt und in einen Ordner gelegt. Jeden Abend oder am Monatsende tippt jemand die Zahlen in eine Excel-Tabelle. Lieferantenrechnungen liegen als Papier im Büro oder als PDF in verschiedenen Postfächern. Alles zusammen geht an den Treuhänder, der es noch einmal erfasst und bei Lücken nachfragt.
Das kostet an mehreren Stellen Zeit. Zahlen werden zweimal getippt. Fehler fallen erst Wochen später auf, wenn sich niemand mehr an den Tag erinnert. Und solange der Monat nicht verbucht ist, wissen Sie nicht genau, wo Ihr Betrieb steht.
Was lässt sich automatisieren?
Ein grosser Teil des Ablaufs folgt festen Regeln und eignet sich deshalb gut für eine Automatisierung. Belege von Lieferanten lassen sich in denselben Ablauf einbinden.
- Tagesabschluss abholen. Die Daten kommen direkt aus der Kasse, über eine Schnittstelle, einen Export oder den Bericht, den die Kasse ohnehin verschickt.
- Aufteilen und vorkontieren. Umsatz nach MWST-Satz, Zahlungsarten und Trinkgeld gehen jeweils auf die passenden Konten.
- Belege erfassen. Sie fotografieren den Beleg oder leiten die Mail weiter. Lieferscheine und Rechnungen von Lieferanten werden ausgelesen und landen in der Buchhaltung, etwa in Bexio.
- Abgleichen. Ob sich Kartenumsätze aus dem Z-Bericht mit der Abrechnung des Terminals und der Gutschrift auf der Bank vergleichen lassen, hängt von Kasse, Terminal und Bank ab. Das klären wir in der Prozessanalyse.
- Übergeben. Die vorbereiteten Buchungen und Belege landen in der Buchhaltung, je nach Programm über eine Schnittstelle oder eine Import-Datei.
Wie das in einem Restaurant oder einer Bar konkret aussieht, beschreiben wir auf der Seite zur Gastronomie. Den allgemeinen Ansatz, Programme zu verbinden statt auszutauschen, finden Sie unter Prozessautomatisierung.
Wie kommen die Daten in Bexio oder Abacus?
Die Kasse bleibt, die Buchhaltung bleibt. Dazwischen kommt eine Verbindung, die die Daten übersetzt.
- Daten aus der Kasse holen. Welche Daten eine Kasse herausgibt und auf welchem Weg, ist von System zu System verschieden. Das prüfen wir in der Prozessanalyse.
- Kontenplan festlegen. Bestimmt wird, welcher Umsatz und welche Zahlungsart auf welches Konto geht. Das stimmen Sie mit Ihrem Treuhänder ab.
- Buchungen vorbereiten. Jeder Kassentag wird nach diesen Regeln zu Buchungen, die Belege hängen daran.
- In die Buchhaltung übergeben. Bexio und Abacus lassen sich anbinden, ebenso Banana, Sage, Klara oder SelectLine.
Wer mehrere Standorte führt, kann die Tagesabschlüsse aller Betriebe so an einem Ort zusammenführen und jeden Morgen sehen, wie der Vortag gelaufen ist.
Was prüft weiterhin der Treuhänder?
Automatisierung nimmt dem Treuhänder das Abtippen ab, nicht die Verantwortung für einen sauberen Abschluss. Er legt den Kontenplan und die Regeln fest oder bestätigt sie, bevor die Automatik startet, und prüft vor dem Einreichen der MWST-Abrechnung, ob Sätze und Abgrenzungen stimmen.
Fehlt Bargeld oder ist zu viel in der Kasse, braucht es eine Erklärung, keine automatische Ausbuchung. Sonderfälle wie Gutscheine, Anzahlungen für Anlässe, Eigenverbrauch oder Personalessen folgen eigenen Regeln, und Monats- und Jahresabschluss, Abgrenzungen und Bewertungen bleiben Fachsache. Diese Punkte bleiben beim Treuhänder oder werden mit ihm abgestimmt.
Der Vorteil für beide Seiten: Der Treuhänder bekommt vollständige, geordnete Daten statt eines Ordners mit Zetteln und kann sich auf die Prüfung konzentrieren.
Was bleibt bei Ihnen im Betrieb?
Auch mit Automatik bleiben ein paar Handgriffe. Bargeld zählen, Differenzen kurz begründen, Unklares zuordnen und Papierbelege fotografieren, die nicht per Mail kommen. Wichtig ist, dass diese Schritte am selben Tag passieren. Je früher eine Abweichung auffällt, desto leichter lässt sie sich klären.
Checkliste: Ist Ihr Kassenabschluss bereit für die Automatisierung?
Je mehr Haken, desto schneller lässt sich der Ablauf umstellen.
Häufige Fragen
Funktioniert das mit unserer Kasse? Mit gängigen Kassensystemen ja. Welche Daten Ihre Kasse herausgibt und auf welchem Weg, prüfen wir in der Prozessanalyse.
Brauchen wir dafür eine neue Kasse oder eine neue Buchhaltung? Meist nicht. Wir setzen auf der Kasse und der Buchhaltung auf, die Sie schon nutzen. Wo ein Wechsel mehr bringt, sagen wir es Ihnen offen.
Macht der Treuhänder dann weniger? Er tippt weniger ab und prüft mehr. Kontenplan, MWST und Abschluss bleiben bei ihm. Sinnvoll ist, dass er von Anfang an dabei ist, wenn die Regeln festgelegt werden.
Was passiert mit Papierbelegen? Sie fotografieren sie, und der Beleg landet ausgelesen in der Buchhaltung. Wie lange und in welcher Form Sie die Originale aufbewahren müssen, klären Sie mit Ihrem Treuhänder.
Was kostet das? Das hängt davon ab, wie viele Kassen, Standorte und Belegquellen angebunden werden und welche Buchhaltung Sie nutzen. Bei uns gibt es einen einmaligen Preis für die Umsetzung und einen monatlichen für den laufenden Betrieb. Den genauen Betrag nennen wir nach der Prozessanalyse.
Wenn Sie wissen wollen, wie Ihr Kassenabschluss mit weniger Handarbeit in die Buchhaltung kommt, sprechen Sie mit uns: Das Erstgespräch ist kostenlos und unverbindlich.